英語力を活用してキャリア＆給与アップ！外資系シェアオフィスの受付秘書
外資系シェアオフィスの受付秘書のお仕事内容を教えてください。
村田さん、柚木さん、今日はよろしくお願いします！
早速ですが、お仕事内容とエグゼクティブセンターという会社の特徴を教えてください。
弊社はシェアオフィス/サービスオフィスを提供しております。ただオフィスという場所を提供するだけでなく、オペレーションと呼ばれる私たちの部署では受付サービスだけでなく、入居されているクライアント様の様々なご要望にお応えしています。
例えば、来日した海外からのお客様と会議に同席し、議事録を取りながら通訳のサポートをしたり、郵便物などを代理で発送する業務などの秘書業務も承っています。
英語の使用頻度はいかがですか？
幅広い業務内容ですね。貴社は外資系の企業ですが、英語の使用頻度などいかがでしょうか？
最初の研修や社内システムは全て英語でして、他にもお客様とのコミュニケーションや電話対応、通訳などの業務で、ほぼ毎日英語に触れていると思います。
英語を毎日使う業務があることは大きな特徴ですね。それ以外に貴社で働く強みはどういった部分で感じられますか？
様々な業務を日々受け持つため、マルチタスク業務に慣れていき、その力がついていくのが実感できます。また、お客様が会社の代表者様であったり、大手企業にお勤めの方かたスタートアップの経営者様まで、普段お会いできないような方とコミュニケーションを取れるので、色んな知識や経験を積むことができると思います。
働き方や職場環境を教えてください。
吸収できることがたくさんありそうですね。実際に働かれていて、働き方や職場環境で良いと思われるところがあればお聞かせください。
オペレーションの部署はほとんど女性スタッフなのですが、女性同士の職場でよく起こる特有の問題などはあまりありません。良い意味でドライな職場だと私は感じています。もちろん、スタッフ同士で食事も行ったり仲も良いですが、仕事終わりに付き合いで飲みに行かなければならないというようなことはなく、プライベートも干渉されないので、良い距離感を保てるところが良いなと思っています。それと上司、部下という関係性はありながらもスタッフは20代後半〜30代前半と年が近いこともあり、コミュニケーションは取りやすいです。わたしは4年目ですが、毎日ワクワクしながら働くのを楽しみに通勤しています！
わたしも同感で、勤務してまだ1年ほどなのですが、社内はみんな和気藹々としていて、仲が良く、わからないことがあっても気軽に相談して、すぐ解決できるというところがとても働きやすいです。前職は空港でグランドスタッフをやっていましたが、以前から受付業務に憧れて現在の会社を志望しました。エグゼクティブセンターは、受付だけでなく秘書業務に関わることができる点に大きな魅力に感じています。また、様々な業種の方とお会いする機会が多いので、その方たちとお話しできることが楽しいです。
スタッフさん同士もお客様とも良い距離感が保たれているんですね。
受付のお仕事というと、見た目や格好に厳しい規定がある印象ですが、お2人のネイルを見るに、結構自由なのですか？
そうだと思います！決まった制服などはなく、網タイツや奇抜な髪色に染めるなどの行き過ぎた格好でなければ基本的には問題ありません。
あと、ロケーションによってスタッフやお客様の雰囲気も変わるかもしれないです。こちらの神宮前タワーではアパレルや卸、IT系などのカジュアル姿の企業様が多いのですが、京橋・丸の内にもオフィスがあり、そこはスーツ姿などカッチリした金融系のお客様が多いという特徴もあります。話は少し逸れますが、同じビル内にあるトレーニングジムやアパレル企業様からディスカウントのチケットをお配りいただくこともあり、身だしなみに気を付ける環境も整っていると思います。
キャリア形成に関してはいかがですか？
場所によって特色があったり、働く上で意外な特典もあったりするんですね。ところで、先ほどの村田さんのお話から4年の勤務歴とのことでしたが、実際にどのようなキャリアアップや成長ができましたか？
ポジションに関してお話しすると、わたしは2年目くらいでセンター長になるお話しをいただきました。しかし秘書業務など、現場での仕事を続けたかったこともあり、そのオファーはお断りして今はフロアマネージャーを担当させていただいています。ちょっと珍しいパターンだと思います。
以前コンシェルジュのお仕事をしていた経験があるのですが、その頃と比べると、今はサービス業という側面だけではなく、事務作業という側面での幅広い経験と知識がついていると感じます。
また、弊社ではお客様へのサービスについても、自分たちで考えて提案を考えたりもできます。例えば、わたしはワインが好きで、来年資格を取るために勉強をしているのですが、お客様がお歳暮やギフトの手配が必要な時に、わたしがワインのセレクトを提案するサービスを考えていたりして、自分の趣味などを業務にも繋げて色んなことにチャレンジできると思います。こうしたサービスは10分600円〜の秘書業務になるので、きちんと会社にも貢献できますし、もし成果が本当に出たら、キャリアアップに繋がる評価やボーナスの査定基準にもなります。
色々なことに挑戦させてもらえそうですね。
柚木さんは働かれて1年目とのことですが、まずどんなところに魅力を感じてデイアグゼクティブセンターに転職を考えられたのですか？
受付の経験は少しだけあったのですが、そこでは来客対応のみの業務だったこともあり、私が想像していたものと違っていました。でもこちらでは受付だけでなく、秘書業務や、英語使用の機会があるということから魅力を感じ転職しました。
キャリアアップについてはどんなことを望まれていますか？
わたしは人の上に立つポジションは向いていないのですが、教えることは好きなので、新人教育などができればとおもっています。
お給料についてはいかがでしょうか？
ぜひ頑張っていただきたいです。先ほどボーナスのお話しなどもありましたが、お給料や評価などはされていると感じやすいですか？
とっても感じます。よく褒めて伸ばしてくださっていると感じていて、上司や本社からも普段から良く褒めていただいています(笑) 自分で工夫して行ったことに対し社内ですぐ共有されます。いつも良いところを探してくれていると感じていて、半年に一回上司との振り返りの面談があり、どれだけ良いパフォーマンスができたかを話し、その結果の給料アップや翌年に向けて、話していける機会があります。
とても素敵な上司の方々ですね！ボーナスはどのくらいの頻度で発生しますか？
ボーナスは年に1回となりますが、毎月の基本給に会社業績のボーナスが考慮されているので、同じ年代の平均収入などと比べてもそれ以上の収入ですし、コロナ禍でも、安定したお給料をいただいていましたので、手厚いサポートを感じています。
ご自身のパフォーマンスがボーナスや給与に反映されやすいというのは、とても分かりやすく、頑張りがいがありますね！
どのような方が貴社でのお仕事に向いていると思いますか？
英語を活かし、受付秘書x事務の成長を求める方はぜひご応募ください！
わたしも同じで、自分の行いを見てくれている上司の方々がその都度お褒めのメールをくださいます。わたしはこれから初めてボーナスをいただくのですが、お客様からの評価などもボーナスやお給料アップにも繋がると聞いていて、日々の行いがきちんと評価されることをとても嬉しく思っています。
じっとしているより忙しく動いていることが好きな方は向いていると感じます。あと人と関わることが好きな方ですね。お客様が気軽に話しかけてきてくださったりするので。
逆にシャイな方や大人しい性格の方でも馴染みますか？
大丈夫です！慣れもあると思いますし、社内のメンバーもそういったことを考慮した上で、研修での教え方を考えたりコミュニケーションをとっていきます。
その人に合ったペースで成長していけますね。最後にこれから貴社で働いてみたいという方に何かお伝えしたいことはありますか？
これから新しいことに挑戦されたいという方にも働いていただきたいですし、今まで様々なご経験がある方からも私たちが学ばせてもらいたいという気持ちがあります。色んな方と一緒に働く中で、チームを強くしていけたらとおもっています！
本日はありがとうございました！
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